Den norske veterinærforening

Personvernerklæring for medlemmer, kunder og andre

Veterinærforeningen er avhengig av at du som medlem eller kunde/leverandør har tillit til oss. Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern på en betryggende måte. Behandling av personopplysninger skjer i henhold til norsk lov. Nedenfor kan du lese om hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger. 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Veterinærforeningen, ved Generalsekretær Marie Modal. Vår kontaktinformasjon er:

Adresse: Keysersgate 5, 0165 Oslo
Telefon: 22 99 46 00
Org.nr.: 966 251 808

Du kan til enhver tid kontakte Veterinærforeningen dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger på e-post dnv@vetnett.no, eller du kan finne annen kontaktinformasjon på vetnett.no.

Vær oppmerksom på at bruk av e-post har mange svakheter som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Vi anbefaler derfor ikke å sende sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post.

 

1. Behandling av personopplysninger i Veterinærforeningen

Når du blir medlem eller er kunde/leverandør vil Veterinærforeningen behandle personopplysninger om deg i forbindelse med de tjenester vi yter våre medlemmer/kunder/leverandører. Personopplysninger er informasjon som kan knyttes til en person, for eksempel navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og lignende.  Som fagforening kan vi behandle særlige kategorier personopplysninger om egne medlemmer etter personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 bokstav d.

 

2. Hvorfor vi samler inn personopplysninger, og hva slags informasjon vi samler inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Personopplysninger vil i det vesentlige innhentes og behandles fra de registrerte selv, men kan i enkelte tilfeller også innhentes fra tredjeparter.

For behandling av personopplysninger som er basert på samtykke, vil du ha mulighet til å trekke tilbake samtykket hvis du ikke lenger ønsker at behandlingen skal fortsette. Dette kan gjøres ved å kontakte oss på dnv@vetnett.no

Vi gjør oppmerksom på at hvis du trekker samtykket vil dette kunne føre til at de tjenester som ytes eller behandling som skjer på grunnlag av samtykket, ikke vil kunne gjennomføres. Dette kan for eksempel gjelde medlemsfordeler.

Veterinærforeningen samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

a. Når du oppretter et medlemskap i Veterinærforeningen vil vi behandle opplysninger om deg som er nødvendige for at vi skal kunne administrere ditt medlemskap og for at du skal få tilgang til dine medlemsfordeler eller aktuelle tjenester (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f).

De opplysningene som registreres ved oppretting av medlemskap er normalt navn, adresse og e-postadresse, samt ditt mobilnummer og fødselsdato. Personnummer kan registreres slik at vi kan innberette til skattemyndighetene innbetalt kontingent for at du kan få skattefradrag. Videre registreres medlemsinformasjon for å kunne administrere ditt medlemskap. Medlemsinformasjon er blant annet medlemstype, utdanningssted, arbeidsgiver, autorisasjonsdata, foreningstilhørighet, tariffområde, virksomhet, eventuelle verv du har, deltagelse på kurs og faktureringsinformasjon. Vi lagrer også kommunikasjon som er relevant for ditt medlemskap, som blant annet inn-/utmeldingsinformasjon. Søker du om kontingentreduksjon på grunn av sykdom eller andre årsaker vil vi behandle helse-/økonomiopplysninger om deg så lenge kontingentreduksjonen varer.

Ved bruk av enkelte av Veterinærforeningen tjenester vil det kunne det være nødvendig å samle inn andre opplysninger enn de overnevnte for kunne levere tjenesten til deg.

Medlemskommunikasjon - Som medlem av Veterinærforeningen vil du motta medlemsinformasjon om faglige, sosiale og økonomiske interesser knyttet til vår kjernevirksomhet. Dette vil i all hovedsak skje per e-post. Du vil også motta Norsk veterinærtidsskrift per post.

Opplysninger om verv – Når du har verv i Veterinærforeningen sentralt vil din kontaktinformasjon automatisk være tilgjengelig på våre nettsider slik at medlemmer kan kontakte deg ved behov. Som tillitsvalgt vil du ikke ha tilgang til Veterinærforeningen medlemsregister. Når du har lokalt verv vil din kontaktinformasjon være tilgjengelig på innloggede sider. Navnet ditt, hvilken rolle du er valgt til, e-postadresse og arbeidssted vil være tilgjengelig for medlemmer. Vi behandler også personopplysninger om deg når du som tillitsvalgt sender reiseregningsskjema til sekretariatet.

Deltakelse på kurs – Er du deltaker på kurs og arrangementer godtar du at vi sender deg informasjon knyttet til din deltakelse, og at vi lagrer din opplysningene i inntil 10 år. Vi bruker informasjonen til statistiske formål så vi kan tilby et relevant og godt medlemstilbud.

Lønns- og medlemsundersøkelse – Veterinærforeningen sender årlig ut lønns- og medlemsundersøkelser til alle medlemmene. Å svare på undersøkelsen er frivillig. Vi bruker informasjonen til å forbedre våre tjenester og medlemstilbud. Undersøkelsene er anonyme.

Opplysninger som følge av Akademikerfellesskapet – som medlem i Veterinærforeningen har du tilgang til ulike medlemsfordeler, blant annet innen bank og forsikring. For å få tilgang til disse fordelene vil det utleveres personopplysninger som navn, adresse, e-post og personnummer for å verifisere ditt medlemskap. Ut over dette utleveres ikke personopplysninger med mindre du har samtykket til det.

«Akademikersamarbeid - Veterinærforeningen er en tariffpart, og deltar i forhandlinger sentralt og lokalt. Vi deler medlemsinformasjon med samarbeidspartnere i tarifforhandlinger, eksempelvis med tillitsvalgte for Akademikerne. Dette er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening.»

b. For å besvare generelle henvendelser som kommer inn til oss behandles blant annet ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig med behandling av personopplysningene for å hjelpe deg med det du lurer på (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f).

 

c. Når du tar kontakt med sekretariatet lagrer vi bl.a. ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av medlemsforholdet. Vi behandler personopplysninger, da det er nødvendig for å hjelpe deg med din sak (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f).

d. Kontakter du oss for karriereveiledning behandles blant annet ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vi har vurdert det slik at det ofte er nødvendig med behandling av personopplysningene for å hjelpe deg med det du lurer på (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f).

e. Som leverandør lagrer vi bl.a. ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av kundeforholdet (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f). Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne evaluere eller gjennomføre en avtale. Opplysningene som behandles avhenger av hvilket kundeforhold som opprettes. Eksempler på kundeforhold kan være kurs- og konferansedeltager, abonnent og annonsør.

f. Ved rekruttering til Veterinærforeningen lagrer vi blant annet ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av søknaden og søknadsprosessen (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a og/eller b). Behandling er nødvendig for å vurdere din søknad for stillingen du søker på. Alle opplysninger om deg slettes etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. Ved ansettelse kan opplysningene inngå som en del av personalmappen.

g. Vi behandler også personopplysninger for andre grupper, avhengig av tilknytning til foreningen. Vi behandler bl.a. ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av tilknytningen. (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f). Grupper kan for eksempel være kontaktperson, fakturamottager, foredragsholder, leverandør og stipendmottaker.

 

3. Systemer og sikring

Vi behandler personopplysninger i forskjellige systemer, der brukertilgangen for hvert enkelt system er begrenset til kun autoriserte personer. De vanligste systemene er medlemssystem og regnskapssystem, men personopplysninger behandles også i andre systemer avhengig av behov.

Medlems- og saksinformasjon i bistandssaker lagres i eget lukket arkivsystem (Digiflow) som er egnet til å håndtere dokumenter, saksgang og konfidensialitet.

Godtgjørelser behandles i eget lønningssystem, utlegg og refusjoner behandles i et godkjenningssystem og utbetalinger behandles i vår bank.

Videre har vi eget system for dataflyt mellom medlemssystem og regnskap/lønnssystem, samt støttesystemer for sending av utgående fakturaer, der personopplysninger er inkludert. Systemtilgang er begrenset til autorisert personell.

 

 

 

4. Utlevering og innsyn til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Veterinærforeningen bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

Samarbeidsparter som drifter våre IT-systemer har tilgang til personopplysninger som er lagret. Tilgangen er begrenset og regulert i hovedavtalene og databehandleravtalene vi har med disse. Personopplysningene kan ikke benyttes.

Samarbeidsparter som gir medlemsfordeler (for eksempel bank/forsikring) vil ha begrenset tilgang til medlemsinformasjon for å verifisere ditt medlemskap. Disse vil ikke kunne bruke opplysningene til annet enn å verifisere at du er medlem, med mindre du har gitt ditt samtykke til annet bruk. Tilgangen til personopplysningene er begrenset og regulert i hovedavtalene og databehandleravtalene vi har med disse.

Vi har databehandleravtaler med samarbeidsparter som har tilgang til personopplysninger for å sikre at dine rettigheter blir best mulig ivaretatt. Dette gjelder for eksempel kursarrangør, vårt spørredataverktøy o.likn. All behandling av personopplysninger som de foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

 

5. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette med mindre det er avtalt (samtykke) eller det ved lov er pålagt lengre lagringstid. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Samtidig kan for eksempel regnskapslovgivningen pålegge lengre lagring av enkelte personopplysninger selv om avtalen er oppfylt.

 

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets nettside: datatilsynet.no.  

Personopplysninger og samtykker til behandling som er gitt, er lettest tilgjengelig og administreres ved pålogging på de lukkede sidene. Assistanse gis også ved forespørsel til dnv@vetnett.no. Ytterligere kontaktinformasjon finnes på vår hjemmeside, vetnett.no.

 

7. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du sende en e-post til dnv@vetnett.no. Ytterligere kontaktinformasjon finnes på vår hjemmeside, www.vetnett.no.

Du kan også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan på Datatilsynets nettsider: datatilsynet.no.

8. Endringer

Personvernerklæringen godkjennes av Generalsekretær.

 

Oppdatert personvernerklæring vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside. Vesentlige endringer vil, hvis mulig, bli varslet.