Årshjulet i sertifiseringsordningen
ISO 9001 sertifikatet er 3. årig, og utstedes av det eksterne sertifiseringsbyrået Force Certification. Det kreves årlige internrevisjoner som organiseres av sekretariatet.
Milepæler i sertifiseringsåret
Punktene 1-3 gjelder bare for nye medlemmer
- Innmelding på vetnett.no og tilgang på ePraksis-VET
- Gjennomføring av obligatorisk kurs for klinikkens ISO-ansvarlige (innføring i ISO 9001:2015 og bruk av ePrasis-VET)
- Klinikken lager oversikt over eksisterende og manglende prosedyrer - implementerer bruk av ePraksis-VET i klinikken (prosedyrer, ansvarlige, kompetanseplan, avvikshåndtering ++)
- Ledelsesevaluering ved klinikken
- Internrevisjon (jan-jun)
- Oppfølging av avvik/tilbakemeldinger fra internrevisjon
- Etter at alle internrevisjoner er gjennomført lager sekretariatet en samlet liste over dyreklinikker/-sykehus som innstilles til sertifisering (oversendes Force Cert.). Force Cert. plukker ut noen av klinikkene (√ av antallet klinikker på listen) for eksternrevisjon (okt-nov). Tilbakemeldinger fra klinikker som har deltatt i ekstern revisjon er at det har vært en god og konstruktiv opplevelse
- Behandling og lukking av eventuelle avvik fra eksternrevisjon
- Sammenstilling av avvik gitt under eksternrevisjon, samt innmeldig til neste år internrevisjon mm, blir sendt ut via "nyheter" i ePraksis-VET som en "egenerklæring". Denne fylles ut av alle medlemsklinikker, og returneres til sertifisering@vetnett.no innen gitt frist for dette
- Utstedelse av sertifikat og feiring av nye sertifiserte klinikker!
- Sekretariatet/Hovedkontoret publiserer en oversikt over gode ideer og tiltak som er observert ved de ulike klinikkene (etter samtykke fra den enkelte klinikk)
Det tar ca et år fra man starter opp med sertifiseringen til klinikken står med sertifikatet i hånden (erfaringer fra Danmark). Å bli sertifisert er som å gjennomgå en organisasjonsendring, det tar tid å endre kulturen i organisasjonen. Det tar også tid å samle prosedyrer i ePraksis og å bygge en god ”ISO kultur”. Erfaringer viser at bruken av prosedyrer i ePraksis-VET for de viktigste arbeidsprosessene gjør klinikken mindre sårbar overfor ferie, sykdom og annet fravær. Samtidig sikrer strukturen at det er lettere for nye kolleger og vikarer å bli del av teamet på en travel dyreklinikk eller et dyresykehus.
