Forutsetninger for å bli sertifisert medlem
Sertifiseringsordningen er en sammenslutning av norske og danske dyreklinikker/ -sykehus som er medlem i Veterinærforeningen, og som ønsker å ta i bruk et kvalitetsledelsessystem (ePraksis-VET), som er basert på standarden ISO 9001:2015. Prinsippene i ISO-standarden følges ved en tilsvarende oppbygging av prosedyrer/rutiner i den enkelte klinikk (liten som stor), der fokuset er kontinuerlig forbedring, økt bunnlinje, økt kundetilfredshet, samt økt medarbeidertilfredshet.
ISO 9001 er basert på tredjepartssertifisering, utført av Force Certification i Danmark (tilsvarende f.eks. Det Norske Veritas i Norge). Medlemmene i ISO Dyrlægen og Veterinærforeningens Sertifiseringsordning sertifiseres etter flerlokasjonsprinsippet med redusert besøksomfang (stikkprøvebasert sampling). Flerlokasjonssertifiseringen omfatter ordningens sentrale enheter, herunder Sekretariatet i Norge og Hovedkontoret i Danmark, samt medlemsklinikkene/-sykehusene.
Forutsetningene for dette prinsippet er at:
- Medlemsklinikkene etablerer prosedyrer og aktiviteter i ledelsessystemet ePraksis-VET (som omfatter ledelses-/administrasjonsprosesser, kjerneprosesser (klinikkdrift) og støtteprosesser (gjeldende innenfor alle prosesser i forbindelse med konsultasjon, diagnostisering og medisinsk og kirurgisk behandling av dyr)
- Medlemsklinikkene utfører en årlig ledelsesevaluering (LE)
- Medlemsklinikkene kan dokumentere arbeidet med Sertifiseringsordningens to felles kvalitetsmål (kundetilfredshet og antibiotika)
- Medlemsklinikkene etterlever de til enhver tid gjeldende faglige, obligatoriske krav gitt av Sertifiseringsordningen
- Alle medlemsklinikker blir internrevidert en gang i året, iht. Sekretariatets og Hovedkontorets felles prosedyre for internrevisjon
- ePraksis-VET administreres og revideres sentralt av Sekretariatet i Norge og Hovedkontoret i Danmark
Følgende prosedyrer og dokumentasjon må være på plass for å oppfylle kravene i ISO 9001:2015. Maler med forslag til utforming av flere av disse prosedyrene/dokumentene er tilgjengelig i ePraksis-VET, som man etter innmelding i Sertifiseringsordningen får tilgang til.
| Organisasjon og personale | Organisasjonsdiagram |
|---|---|
| Kompetanseplan for alle ansatte | |
| Oversikt over oppgaver og ansvar | |
| Intern og ekstern kommunikasjon | |
| Kvalitetsmål | Alle medlemmer av sertifiseringsordningen skal ha prosedyrer for følgende kvalitetsmål: |
| Antibiotikapolitikk | |
| Kundetilfredshet | |
| Journalrevisjon | |
| Leverandører | Samlet oversikt over leverandører |
| Registrering og behandling av avvik for den enkelte leverandør | |
| Kunder | Registrering og behandling av kundeklager |
| Prosedyre for behandlingsplan med prisoverslag | |
| Registrering av positive tilbakemeldinger | |
| Utstyr og medisin | Samlet oversikt over kritisk utstyr. Alt elektromedisinsk utstyr må være registrert |
| Hver utstyrsenhet (elektromedisinsk) skal ha en prosedyre - slik kan avvik lett registreres på den enkelte enheten | |
| Medisinhåndtering og oppbevaring | |
| Avvik | Alle uønskede hendelser som påvirker kvalitet, effektivitet, pasientsikkerhet, kundetilfredshet eller medarbeidertilfredshet skal registreres og behandles. Dette gjøres enkelt i ePraksis-VET. Klinikken skal ha en prosedyre for gjennomgang og analyse av registrerte avvik. |
| Ledelses- evaluering | Årlig ledelsesevaluering med fokus på kontinuerlig forbedring |
Obligatoriske tilleggskrav
All konsultasjon, diagnostisering og behandling foretas etter fastlagte og anerkjente rutiner i en åpen og konstruktiv kommunikasjon med kundene. Det legges vekt på pasientenes velferd og forebyggelse av sykdom og feilbehandling.
Note: At en metode eller rutine er faglig anerkjent kan i klinikken dokumenteres ved henvisning til kurs, litteratur eller annet, der det foreligger evidensbasert forskning. Det betyr at veterinærer og dyrepleiere skal holde seg faglig oppdatert på de fagområder som de arbeider med – og kunne dokumentere dette via respektive kompetanseplaner/CV/kursbeviser.
Dyresykehus/dyrehospital
Hvis ordet «dyresykehus» eller «dyrehospital» inngår i navnet på virksomheten skal det være mulighet for innleggelse av dyr. Ved innleggelse av dyr skal disse ha regelmessig og nødvendig tilsyn og overvåking.
Akuttvakt
Det skal være tilgjengelig informasjon om akuttvakt, døgnet rundt, året rundt (24/7).
Anestesi, forberedelse og operasjon (smådyr)
Det skal være mulighet for intubering og oppkobling av pasienten til oksygen.
Pasienter under generell anestesi skal monitoreres og overvåkes, og det skal føres en anestesijournal for den enkelte pasient.
Operasjonsstuen er et eget adskilt, lukket rom der det kun er adgang i forbindelse med aseptisk kirurgi.
Utstyr
Utstyr som anvendes til diagnostikk (røntgen, ultralyd, blodanalyser etc.), skal ut over evt. lovpliktige tilsyn, gjennomgå service og kontrolleres/kalibreres i henhold til leverandørens anbefaling. Anskaffelse, bruk, vedlikehold, lagring og dokumentasjon av klinikkens medisinske utstyr skal leve opp til kravene som finnes via lenke til "Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr".